重視“涉密載體銷毀管理”
把好涉密載體管理的最后一道關(guān)口
“涉密載體銷毀管理”就是指包括“涉密載體報(bào)廢前的申請批準(zhǔn)、已報(bào)廢的涉密載體的收集保存、報(bào)廢涉密載體的銷毀和監(jiān)銷、銷毀后的涉密載體的殘骸保管、涉密載體銷毀的數(shù)據(jù)管理”的整個(gè)管理過程。
隨著國家、軍隊(duì)對保密工作要求的進(jìn)一步提高、隨著各單位保密教育工作的進(jìn)一步深化、隨著各項(xiàng)規(guī)章制度的進(jìn)一步完善，我國的保密工作逐步走上了一條科學(xué)管理、規(guī)范管理、嚴(yán)格管理、有效管理的軌道。但是在實(shí)際的工作、管理過程中還存在一些有待澄清的模糊認(rèn)識，還存在一些有待消除的思想誤區(qū)，還存在一些有待糾正的錯(cuò)誤做法。本文就目前在涉密載體銷毀管理過程中需要加強(qiáng)的五個(gè)方面做一些分析和探討，以求達(dá)到科學(xué)規(guī)范銷毀管理、降低涉密載體銷毀管理中存在的泄密風(fēng)險(xiǎn)的最終目的。
一、 涉密載體精細(xì)化管理是涉密載體銷毀管理的基礎(chǔ)
現(xiàn)在各行各業(yè)都在講“精細(xì)化管理”，“精細(xì)化管理”也稱為“精確管理、精準(zhǔn)管理”。“精細(xì)化管理”是對應(yīng)于過去“粗放式管理”的一種新型管理模式，“粗放式管理”是以人治為主且只注重目標(biāo)結(jié)果的一種比較籠統(tǒng)、模糊的管理方式，而“精細(xì)化管理”是側(cè)重于對完成目標(biāo)的過程的管理，即細(xì)節(jié)管理的一種具有明確的量化標(biāo)準(zhǔn)的管理方式。“精細(xì)化管理”就是落實(shí)管理責(zé)任，將管理責(zé)任具體化、明確化，它要求每一個(gè)管理者都要到位、盡職。“精細(xì)化管理”就是以“專業(yè)化為前提、系統(tǒng)化為保證、數(shù)據(jù)化為標(biāo)準(zhǔn)、信息化為手段“，用具體、明確的量化標(biāo)準(zhǔn)取代籠統(tǒng)、模糊的管理要求，把抽象的戰(zhàn)略、決策，轉(zhuǎn)化為具像的、明確的管理舉措。
具體到保密單位的涉密載體管理上，“精細(xì)化管理”就是要通過對人和涉密載體的有機(jī)結(jié)合，從保密載體產(chǎn)生的源頭抓起，對涉密載體的產(chǎn)生、定人、定位、使用、流轉(zhuǎn)、變更、存檔、銷毀等過程進(jìn)行精準(zhǔn)管理，通過三員分立、明確責(zé)任、了解后果、具體到人、定期檢查等管理機(jī)制和控制、審計(jì)、信息化等技術(shù)手段防止非授權(quán)使用涉密載體、丟失涉密載體、涉密載體失控、隨意銷毀涉密載體等各種違規(guī)行為，從而達(dá)到預(yù)防因?yàn)樯婷茌d體管理不善而導(dǎo)致的泄密事件。
涉密載體精細(xì)化管理是做好“涉密載體銷毀管理”的基礎(chǔ)，只有把涉密載體從產(chǎn)生、定人、定位到使用、流轉(zhuǎn)、變更、存檔等各個(gè)過程進(jìn)行精細(xì)化管理，才能真正做到涉密載體管理中的“可控和閉環(huán)”，才能做到在涉密載體最后一個(gè)環(huán)節(jié)的管理中做到“有序、規(guī)范、科學(xué)、有效”。
二、 涉密載體銷毀管理是涉密載體全壽命管理的重點(diǎn)
“涉密載體全壽命管理”也即涉密載體“從生到死”的管理過程。“涉密載體銷毀管理”是“涉密載體全壽命管理” 中的最后一個(gè)環(huán)節(jié)，也是一個(gè)最重要的環(huán)節(jié)。要想做好“涉密載體銷毀管理”，首先要有涉密載體全壽命管理的思想和理念，其次是要重視全壽命管理過程中的每一個(gè)環(huán)節(jié)，第三是要將管理過程制度化、手冊化。
但在實(shí)際工作中，有很多單位往往只重視涉密載體管理的前半程，比如涉密載體的定人、分發(fā)、登記、標(biāo)識等，而對后半程管理尤其是報(bào)廢、收集、保存、銷毀等管理過程把關(guān)不嚴(yán)、工作不細(xì)。經(jīng)常出現(xiàn)問題有這么幾種情況：一是人員崗位變更后（比如部隊(duì)轉(zhuǎn)業(yè)、調(diào)動，比如地方人員升職、換崗），計(jì)算機(jī)沒有及時(shí)更換硬盤、或沒有進(jìn)行硬盤信息清除便變換使用人；二是某些計(jì)算機(jī)淘汰后、或在閑置不用的情況下沒有進(jìn)行及時(shí)辦理涉密載體報(bào)廢、封存手續(xù)，出現(xiàn)管理空檔；三是人員離職、轉(zhuǎn)業(yè)后沒有及時(shí)上交涉密載體、甚至不交涉密載體，導(dǎo)致涉密載體處于失控狀態(tài)；四是，報(bào)廢的涉密載體保存保管環(huán)境、保管制度不符合要求；五是銷毀時(shí)手續(xù)不夠嚴(yán)格或銷毀手段不合法、不合規(guī)、不科學(xué)。
針對以上存在的問題，我們一定要引起高度重視，把存在問題較多的銷毀環(huán)節(jié)作為我們“涉密載體全壽命管理”的重點(diǎn)，避免我們的涉密載體管理在最后一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題而“功虧一簣”。
三、 涉密載體預(yù)銷毀是防止涉密載體泄密的有效方法
通過國家、軍隊(duì)保密管理部門的層層要求和管理檢查，各保密單位對涉密載體的銷毀管理工作已經(jīng)越來越重視，但是在銷毀管理過程中還存在一定的泄密風(fēng)險(xiǎn)。比如有的單位對保管已報(bào)廢涉密載體的人員由于教育不夠、防控措施不到位，曾出現(xiàn)過保管人員將保管的移動硬盤或硬盤拿回家使用的情況，也出現(xiàn)過將報(bào)廢的硬盤賣給境外情報(bào)機(jī)構(gòu)的案例；有的單位按照上級部門要求將報(bào)廢的涉密載體運(yùn)到異地進(jìn)行銷毀的過程中因?yàn)榘l(fā)生車禍而導(dǎo)致涉密載體出現(xiàn)失控的情況，也有在外單位進(jìn)行報(bào)廢涉密載體銷毀時(shí)沒有進(jìn)行全程跟蹤出現(xiàn)管理漏洞的現(xiàn)象，還有在涉密載體運(yùn)輸過程中出現(xiàn)各種意外的可能。
針對在涉密載體銷毀過程中出現(xiàn)的這些問題，有一個(gè)比較好的辦法就是：對于光盤、U盤、小體積芯片、紙質(zhì)文檔這些比較容易銷毀的涉密載體，要盡可能縮短已報(bào)廢涉密載體保存時(shí)間，盡快履行合法手續(xù)采用國家和軍隊(duì)認(rèn)證的粉碎設(shè)備進(jìn)行徹底的物理粉碎，或采用信息清除軟件對待粉碎的U盤、數(shù)據(jù)卡等進(jìn)行信息清除（預(yù)銷毀），避免長期保存和長途運(yùn)輸涉密載體帶來的風(fēng)險(xiǎn) ；對于比較難以銷毀的計(jì)算機(jī)硬盤、移動硬盤、磁帶等磁性存儲介質(zhì)，要用國家和軍隊(duì)認(rèn)證的消磁設(shè)備進(jìn)行預(yù)銷毀，然后再送到國家和軍隊(duì)指定的銷毀中心進(jìn)行徹底的物理粉碎。這樣可以大大降低涉密載體在保管過程中、運(yùn)輸過程中、銷毀過程中存在的泄密風(fēng)險(xiǎn)。
四、 涉密載體銷毀要合法合規(guī)科學(xué)，確保載體銷毀安全
在涉密載體的銷毀管理過程中，要注意以下幾個(gè)方面：
一是一定要建立科學(xué)、合理、嚴(yán)格、嚴(yán)密的涉密載體銷毀管理制度，確保堵上涉密載體銷毀制度方面的漏洞；
二是一定要明確涉密載體銷毀管理責(zé)任，做到責(zé)任到人，并按照涉密載體銷毀管理制度嚴(yán)格履行銷毀手續(xù)，如涉密載體銷毀的申請、批準(zhǔn)、銷毀、監(jiān)銷等程序；
三是一定要嚴(yán)格監(jiān)管涉密載體銷毀過程，并留存相關(guān)計(jì)算機(jī)審計(jì)信息和視頻資料以備查；
四是一定要做到盡量縮短已報(bào)廢涉密載體保存保管時(shí)間，盡量在本單位內(nèi)部完成涉密載體銷毀作業(yè)，防止擴(kuò)大知密范圍；
五是一定要采用國家和軍隊(duì)認(rèn)證的涉密載體銷毀設(shè)備對涉密載體進(jìn)行銷毀或預(yù)銷毀，而不能采取其它方式和手段。比如有人將涉密光盤掰碎后認(rèn)為自己不能用就算已銷毀了，殊不知光盤存儲信息采用的是激光全息技術(shù)，其中的一小塊通過專門的設(shè)備就可以恢復(fù)出大量的數(shù)據(jù)。
五、 涉密載體銷毀信息管理要采用高效的信息化手段
目前，各單位在涉密載體銷毀信息管理上，從申請、批準(zhǔn)、銷毀、監(jiān)銷、記錄，多數(shù)采用的是紙質(zhì)“申請單”、紙質(zhì)“銷毀記錄”、紙質(zhì)“三聯(lián)單”等比較落后的信息管理手段，有的也采用了一些計(jì)算機(jī)表格等信息登記管理方式，但是信息管理很不方便，難以做到精細(xì)化管理。
紙質(zhì)銷毀管理資料難以進(jìn)行保管，容易丟失損壞，數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)也有較大的難度，容易出錯(cuò)，也容易出現(xiàn)管理漏洞。
所以，各單位在涉密載體銷毀信息管理上，最好采用專門的《涉密載體銷毀管理系統(tǒng)》，從銷毀信息錄入的和銷毀審計(jì)的身份認(rèn)證管理，到銷毀數(shù)據(jù)的長期保存及查詢統(tǒng)計(jì)，都能做到科學(xué)、規(guī)范、快捷、方便，避免出現(xiàn)銷毀管理漏洞，從而大大提高涉密載體銷毀的管理效率和水平。
總之，通過以上五個(gè)方面的精細(xì)化過程管理，讓各單位的涉密載體銷毀管理做的更加規(guī)范、更加高效、更加科學(xué)，從而讓涉密載體銷毀管理躍上一個(gè)新的臺階，把好涉密載體管理的最后一道關(guān)口，徹底杜絕由于涉密載體銷毀管理不嚴(yán)密導(dǎo)致的失泄密事件。
（作者：西安信安保密技術(shù)研究所所長，系軍隊(duì)轉(zhuǎn)業(yè)干部）
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