保密工作檔案是單位保密工作開展情況的憑證。《武器裝備科研生產(chǎn)單位保密資格標(biāo)準(zhǔn)》要求，單位應(yīng)當(dāng)建立保密工作檔案，并由保密工作機(jī)構(gòu)和業(yè)務(wù)部門按照職責(zé)分工分別建立。檔案內(nèi)容應(yīng)當(dāng)完整真實(shí)，反映單位保密工作開展實(shí)際情況。然而，在實(shí)際工作中發(fā)現(xiàn)還存在一些問題，影響保密工作的開展。
一、檔案分類不準(zhǔn)確
保密工作檔案應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)檔案管理工作規(guī)范要求進(jìn)行分類歸檔。但在實(shí)際工作中，由于不熟悉標(biāo)準(zhǔn)要求，缺乏基本的檔案學(xué)知識(shí)，未結(jié)合本單位實(shí)際按照標(biāo)準(zhǔn)及評分標(biāo)準(zhǔn)收集相關(guān)工作記錄并進(jìn)行分類歸檔，造成保密工作檔案分類無章、排列無序。單位應(yīng)當(dāng)組織制定軍工單位保密工作檔案管理制度，根據(jù)“業(yè)務(wù)工作誰主管，保密工作誰負(fù)責(zé)”的原則，明確規(guī)定各有關(guān)部門的保密工作檔案管理職責(zé)，并對相關(guān)歸檔原則、歸檔范圍、歸檔流程等作出具體說明，使保密工作檔案管理有章可循。按照國家要求和單位實(shí)際，建立規(guī)范保密工作檔案目錄框架，將日常保密管理工作記錄條理性梳理篩選，分類分項(xiàng)、逐卷逐冊細(xì)心歸檔。
二、檔案內(nèi)容不詳實(shí)
據(jù)調(diào)查，部分軍工保密單位由于各種原因，在日常工作中不注意留存記錄要求，保密管理記錄不完整，填寫整理不規(guī)范。在保密管理審批方面，還存在漏審、不審等現(xiàn)象。相關(guān)人員在收集、整理保密工作檔案時(shí)，不按照制度或標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格把關(guān)，甚至幫忙捏造記錄，造成保密工作檔案不詳實(shí)。保密管理是一項(xiàng)嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作，各類材料積累記錄要常態(tài)化，日常保密檢查注重表單填寫規(guī)范化，要求實(shí)事求是。軍工保密單位應(yīng)結(jié)合保密工作實(shí)際，梳理各流程管理脈絡(luò)并認(rèn)真填寫相關(guān)材料，應(yīng)收集得盡量全面。在時(shí)間方面，各責(zé)任部門應(yīng)及時(shí)、定期收集相關(guān)檔案資料，做到“日清月結(jié)”，以保證檔案內(nèi)容連續(xù)。檔案資料收集后，要注意對其進(jìn)行審核，保證審批記錄真實(shí)、準(zhǔn)確，要素?zé)o缺項(xiàng)漏項(xiàng)，材料之間無前后不一致等問題。務(wù)必做到真實(shí)性、有效性、系統(tǒng)性、合法性、可追溯。
三、補(bǔ)資料應(yīng)付審查
另外，還發(fā)現(xiàn)個(gè)別單位日常保密管理工作中，未按照國家法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)落實(shí)保密責(zé)任，未執(zhí)行單位保密管理制度，保密工作檔案內(nèi)容缺失，在現(xiàn)場審查前搞突擊、補(bǔ)記錄，用不真實(shí)的材料應(yīng)付審查。保密工作檔案是單位保密體系建設(shè)的重要環(huán)節(jié)，是單位日常保密活動(dòng)日積月累記錄，是現(xiàn)場審查的必查項(xiàng)。保密工作檔案應(yīng)當(dāng)依法依規(guī)建設(shè)和管理，業(yè)務(wù)工作人員應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格恪守職業(yè)道德，完整、真實(shí)地收集整理好本單位、本部門的保密管理材料并及時(shí)歸檔，不弄虛作假。對平時(shí)不認(rèn)真履行職責(zé)，現(xiàn)場審查前臨時(shí)突擊補(bǔ)充材料的行為，單位應(yīng)當(dāng)追究單位分管領(lǐng)導(dǎo)、部門負(fù)責(zé)人和有關(guān)工作人員的責(zé)任，推進(jìn)保密工作檔案規(guī)范建設(shè)、規(guī)范管理。總之，加強(qiáng)保密工作檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)性、長期性工作。各軍工單位還應(yīng)從加強(qiáng)相關(guān)人員技能培訓(xùn)、開展專項(xiàng)檢查等多個(gè)方面入手，引導(dǎo)保密工作檔案管理始終朝著科學(xué)化、規(guī)范化方向前進(jìn)。
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